Электронный документооборот в 1С

Электронный документооборот – это возможность использовать обмен юридически значимыми электронными документами вместо бумажных. В России уже полностью сформирована нормативная правовая база для электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Большинство предприятий и организаций активно начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.

Электронный документооборот поможет Вам:

1. Сократить расходы на курьеров и почтовые пересылки, расходные материалы, ведение архивов
2. Избежать проблем с подтверждением расходов, ошибками ручного ввода, поиском документов в архивах
3. Согласовывать и подписывать документы из любой точки земного шара
4. В целом повысить эффективность деятельности организации за счет оптимизации бизнес-процессов

Преимущества электронного документооборота в сравнении с обменом документами в бумажном виде:

• ЭДО надёжнее бумажных документов. Что может случиться с бумагой: износ со временем, пожар, соседи сверху затопили и прочее. От подобного ЭД спасает резервное копирование: на портативный носитель, в облачное хранилище (специальный сервис, который предлагает 1С), на другой компьютер. Скопировали и спите спокойно. Что же касается кибер-защиты, то при работе устанавливается специальная программа для шифрования — криптопровайдер, которая гарантирует высочайшую защиту документов.
• Не требуется обучение персонала. Работа с 1С-ЭДО очень проста и интуитивно понятна. Достаточно показать один раз сотруднику, который постоянно работает с программой, как принять и отправить документ, и в следующий раз он сможет это сделать самостоятельно. ЭДО экономит средства и время. Для доставки бумажных документов требуется курьер или почта, для доставки электронных документов нужно открыть программу и отправить/принять нажатием одной кнопки.
• Все входящие документы в сервисе 1С-ЭДО бесплатные, отправка одного пакета документов стоит 10 рублей.

Обмен юридически значимыми электронными документами

• Документы, переданные с помощью электронного документооборота, являются юридически значимыми, что регулируется законодательством РФ:
• ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила представления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.
• ЭДО между организациями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н.
• Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36.
• Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253.

Как выбрать оператора ЭДО

На российском рынке есть множество операторов электронного документооборота. Каждому оператору требуется установить своё программное обеспечение, не всегда можно отправить документы от одного оператора другому, что не очень удобно. Если у вас много контрагентов, потребуется роуминг ЭДО. Роуминг ЭДО — обмен электронными документами между разными операторами ЭДО. Компания 1С решила вопрос роуминга, реализовав в программе 1С модуль электронного документооборота 1С-ЭДО и заключив договор с двумя крупными операторами ЭДО «Калуга-Астрал» и «Такском». Эти операторы могут обмениваться электронными документами с большинством операторов ЭДО.

Для работы 1С-ЭДО требуется:

• Криптопровайдер, установленный на компьютере (КриптоПро CSP, VipNet CSP). Электронная подпись. В данном случае подойдут подписи для сдачи отчётности в контролирующие органы, изданные в любом удостоверяющем центре.
• Конфигурация 1С:

- 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые, и отраслевые решения, написанные на Бухгалтерии); 
- 1C:Управление нашей фирмой;
- 1C:Управление холдингом;
- 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;
- 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0;
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;
- 1С:Управление производственным предприятием 8;
- 1C:ERP Управление предприятием 2.0;
- 1С:Клиент ЭДО 8, ред. 2.0.

Как настроить 1С-ЭДО?

Настройку 1С-ЭДО лучше доверить нашим специалистам. Чтобы настроить 1С-ЭДО требуется наличие Криптопровайдера, электронной подписи и конфигурация 1С из списка выше. Создается профиль ЭДО, этому профилю присваивается уникальный идентификатор. Далее настраиваются каналы связи между контрагентами путём отправки/приёма приглашений к электронному документообороту. IT Expert осуществляет установку сервиса и оказывает безлимитную техническую и консультационную поддержку для всех Клиентов компании бесплатно. С каждым годом всё больше и больше компаний переходят на электронный документооборот, и в ближайшем будущем большинство юридических лиц страны полностью откажутся от «бумаги».